Комплексное управление документами:
от создания и контроля до хранения и исполнения

Помогает упростить рутинные процессы, повысить прозрачность операций
и обеспечить соблюдение требований по безопасности

Заказать демо

Быстрая интеграция
с вашим ИТ-ландшафтом

Заказать демо

Какие бизнес-процессы можно автоматизировать

Обработка входящей и исходящей корреспонденции

Автоматическая регистрация, маршрутизация и контроль обработки писем, договоров и других внешних и внутренних документов. Интеграция с электронной почтой, ЭЦП и ЭДО

Согласование внутренних и внешних документов

Приказы, распоряжения, служебные записки, договоры — всё проходит по заданным маршрутам с учётом ролей, сроков и прав доступа. Встроенный контроль версий и комментариев

Управление договорами

Стандартизированные формы для заявок на закупки, отпуска, командировки, ИТ-поддержку и другие процессы. Быстрый запуск и прозрачное отслеживание статусов

Электронный архив и контроль исполнения

Безопасное хранение документов с поиском по атрибутам, автоматические напоминания об исполнении и отчёты по всем стадиям жизненного цикла документа

Оставить заявку

Как работает
ELMA365 Документооборот

Единая цифровая база документов
Генерация документов по шаблонам
Управление версиями
Классификация и регистрация документов
Согласование документов
Соблюдение нормативных требований
Безопасность и контроль доступа
Минимизация человеческого фактора
Интеграции с 1С и другими системами

Единая цифровая база документов

Все виды документов — в одном защищенном хранилище с удобной структурой и доступом по ролям

Быстрый доступ к документам в одном интерфейсе

01
Безопасное хранение с ограничением доступа

02
Сокращение времени на поиск и обработку файлов

03

Генерация документов по шаблонам

Система формируем документы с помощью готовых шаблонов, экономя время и исключая ошибки

Быстрое заполнение и минимальный ручной ввод

01
Совместная работа в онлайн-редакторе

02
Настройка шаблонов для любых типов документов

03

Управление версиями

Контроль всех исходных документов с обнаружением изменений и восстановлением необходимой редакции

Контроль изменений

01
Прозрачность истории согласований

02
Хранение всех редакций документа

03

Классификация и регистрация документов

Автоматизация систематизации и учета документов для их быстрого поиска и поддержания порядка в архиве без участия пользователя

Единая система классификации

01
Присвоение уникальных реквизитов без участия пользователей

02
Упорядоченный электронный архив

03

Согласование документов

Построение любых маршрутов согласования документов, включая параллельные, последовательные или смешанные

Настройка гибких маршрутов согласования

01
Повышение прозрачности и скорости согласования

02
Подписание при согласовании

03

Соблюдение нормативных требований

Гарантия соответствия требованиям законодательства и внутренних регламентов по хранению и учету документов

Соответствие ФЗ-152 и регулирование регламентов

01
Минимизация юридических рисков

02
Уверенность при проверках и аудитах

03

Безопасность и контроль доступа

Разграничение прав доступа, аудит действий пользователей и защита корпоративной информации

Гибкое разграничение прав

01
Аудит действий сотрудников

02
Предотвращение несанкционированного доступа

03

Минимизация человеческого фактора

Снижение риска ошибок из-за автоматизированных процедур обработки и согласования документов

Снижение количества ошибок

01
Автоматизация рутинных задач

02
Увеличение скорости согласования документов

03

Интеграции с 1С и другими системами

Интеграция с 1С (ERP, ЗУП и другие), базами данных и другими бизнес-приложениями

Быстрая настройка обмена данными

01
Обмен данными без дублирования

02
Единый интерфейс для обеспечения качества работы

03

Что такое ELMA365 Документооборот?

Документооборот для инжиниринговых и строительных компаний

Подробнее

Преимущества автоматизации

с ELMA365 Документооборот

Единая среда

Вместо множества разных программ сотрудники работают с одной системой, что позволяет концентрироваться на задачах и выполнять их более качественно

Эффективность

Сокращение количества ручных операций увеличивает скорость и эффективность процессов и работы специалистов

Прозрачность

В системе в режиме реального времени видно, на каком этапе находится тот или иной документ, кто в данный момент выполняет свою задачу и в какой срок были закрыты предыдущие

Аналитика

Все этапы фиксируются в системе, включая то, сколько времени сотрудники тратят на ту или иную задачу, руководители могут проверять исполнение SLA и KPI

Точное прогнозирование

Благодаря накопленной статистике сотрудники смогут более точно определять срок выполнения задач по тому или иному проекту

Выявление узких мест

Система поможет выявить и оптимизировать слабые места в процессе документооборота и взаимодействии между подразделениями

Этапы проекта по автоматизации документооборота

Изучение бизнес-процессов компании

Определение "узких мест" в процессах, предложения по оптимизации

Создание и настройка документов в системе

Реализация карточек и печатных форм документов, настройка процессов работы

Создание и настройка маршрутов документов в системе

Реализация различных маршрутов согласования и исполнения документов

Создание интеграционных решений с внешними системами

Разработка интеграционных сервисов для взаимодействия с внешними системами

Подготовка документации

Написание пользовательских инструкций и инструкций администратора

Обучение пользователей работе с системой

Проведение тренингов для пользователей по работе в системе

Обучение ваших технических специалистов поддержке системы

Проведение тренингов для администраторов и специалистов самостоятельной поддержки пользователей (осуществление 1 линии поддержки)

Ввод системы в эксплуатацию

Сопровождение и поддержка пользователей на этапе опытной эксплуатации, запуск с системы в промышленную эксплуатацию

Осуществление технической поддержки

Консультации пользователей, развитие функционала системы. Осуществление 2 и 3 линия поддержки систем

Оставить заявку

Реализуем сложные проекты, используя максимальные возможности платформ

Оптимизируйте ваш бизнес

Внедрение CRM, автоматизация процессов, интеграция ИТ-систем — ускорьте работу компании с проверенными решениями

Внедрение CRM и BPM систем
01
Автоматизация процессов
02
Интеграция ИТ-систем
03

Закажите демо

Получите персональную демонстрацию с учетом потребностей вашего бизнеса

Бесплатно продемонстрируем систему
01
Покажем кейсы по вашим задачам
02
Подберем необходимое решение
03

FAQ — часто задаваемые вопросы

Что такое электронный документооборот в ELMA365?

Это система для создания, хранения, согласования и передачи документов без использования бумажных носителей.

Как настроить маршруты согласования?

Маршруты согласования настраиваются в low-code конструкторе и могут учитывать роли, департаменты компании, а также иметь разные варианты согласования: параллельное или последовательное.

Поддерживается ли электронная подпись?

Да, ELMA365 поддерживает квалифицированную и неквалифицированную электронную подпись для юридически значимых документов.

Можно ли интегрировать с ERP и CRM?

Да, документы можно связывать с клиентами, заказами и проектами для сквозного контроля процессов.

Как повысить прозрачность и контроль?

Система хранит историю действий, статусы документов, листы согласований и уведомляет ответственных о задержках, что повышает прозрачность и скорость работы.

Задать вопрос нашему эксперту