Компания Linx совместно с ГК «КОРУС Консалтинг» автоматизировала работу с доходными документами на платформе ELMA365. Решение позволило настроить гибкие маршруты согласования, ускорить обработку документов, повысить прозрачность рабочих процессов и снизить операционную нагрузку на сотрудников.

Linx — российский провайдер облачных решений и услуг дата-центров для бизнеса. Компания развивает облачную и инфраструктурную экосистему, предоставляет сервисы IaaS и PaaS, а также услуги размещения и эксплуатации ИТ-инфраструктуры в собственных дата-центрах уровня Tier III в Москве и Санкт-Петербурге. Клиентами Linx являются компании крупного и среднего бизнеса с высокими требованиями к надежности, безопасности и отказоустойчивости ИТ-систем.

До начала проекта процессы согласования в компании были автоматизированы только частично, сотрудники использовали разрозненные инструменты, включая корпоративную почту и специализированные системы. По мере роста бизнеса, увеличения объемов договорной и финансовой документации возникла необходимость выстроить единый подход к согласованию, унифицировать правила работы с документами и обеспечить соответствие процессов согласования доходных документов в действующей организационной структуре компании. Дополнительно перед командой стояла задача повысить прозрачность работы с документами и создать возможность для более глубокой аналитики.

Партнером по реализации проекта стала ГК «КОРУС Консалтинг», обладающая экспертизой в автоматизации документооборота и построении бизнес-процессов в области финансового и договорного контура для корпоративных заказчиков. Для автоматизации доходного документооборота была выбрана Low-code BPM платформа ELMA365.

В рамках проекта специалисты «КОРУС Консалтинг» автоматизировали согласование доходных документов с учетом параметров, влияющих на маршруты и правила согласования. В системе реализовали гибкую матрицу согласования, позволяющую автоматически определять маршрут согласования, формировать листы согласования, отслеживать версионность документов, а также вносить корректировки в режиме правки непосредственно в системе. Пользователи получили возможность видеть актуальный статус документов и их историю изменения, включая контроль версионности на всех этапах работы.

Отдельное внимание было уделено работе с контрагентами и автоматизации комплаенс-проверок, которые были встроены в стандартный процесс обработки документов. «КОРУС Консалтинг» совместно со специалистами Linx сформировали единую базу клиентов и поставщиков. В результате Linx получила управляемый и прозрачный процесс работы с документами, сократила сроки согласования и снизила риски, связанные с человеческим фактором.

«Анализ первого периода использования ELMA365 показал кардинальное сокращение внутренних сроков согласования документов: если в начале внедрения средний срок согласования составлял свыше 4 рабочих дней, то после нескольких месяцев эксплуатации системы он сократился до 1,77 рабочих дня», — подчеркивает Сергей Карпушкин, директор по правовым вопросам и комплаенсу, компания Linx.

«Ключевой задачей проекта стало построение управляемого доходного документооборота, адаптированного под текущие и будущие потребности бизнеса. Low-code/no-code платформа ELMA365 позволила реализовать проект в сжатые сроки и заложить основу для дальнейшей цифровизации типовых задач, связанных с документооборотом компании», — комментирует Татьяна Веселова, руководитель направления ELMA365 департамента CRM и BPM ГК «КОРУС Консалтинг»

«Мы доверяем «КОРУС Консалтинг» сложные, нетиповые проекты на базе ELMA365: команда обладает большим опытом и имеет зрелую культуру работы с ИТ-архитектурой. Любой успешный проект цифровизации начинается с автоматизации базовых внутренних контуров. Когда внутренний клиент получает удобный сервис, эффективность рабочих процессов повышается, снижается объем «ручного» контроля и повышается качество проектов.», — отмечает Наталия Долженкова, исполнительный директор ELMA.