Роль бизнес-аналитика в проектной деятельности

В первую очередь бизнес-аналитик — это человек, который связывает бизнес и технологии. Такой специалист проводит встречи с заказчиками, анализирует текущие бизнес-процессы компании заказчика и проектирует их целевое состояние, ориентируясь на выявленные точки роста для оптимизации и автоматизации. После согласования целевой картины процессов бизнес-аналитик формирует требования к функциональности будущей системы и составляет метрики эффективности, которые позволяют заказчику отследить результат внедрения изменений. Основная задача бизнес-аналитика — помочь представителям бизнеса понять свои потребности и преобразовать их в конкретные технические и организационные решения.

Как правило, этап бизнес-анализа на проекте является самым первым. И иногда мы сталкиваемся с вопросом: можно ли его пропустить и сразу перейти к разработке системы? На самом деле, да, если в компании заказчика формализованы все бизнес-процессы, которые он хочет автоматизировать, выбрана система для их автоматизации и составлены подробные функциональные и нефункциональные требования. Зачастую набор документации у заказчика перед началом работы над проектом все же требует доработок различного объема: может быть, необходима более детальная проработка технического задания или составление полного набора документации от схем бизнес-процессов до задачи на разработку. Однако даже если у заказчика есть все вышеперечисленные артефакты, взгляд на бизнес-процессы со стороны может открыть новые горизонты: выявить ранее незамеченные точки роста или наиболее приоритетные направления автоматизации.

Довольно часто перед заказчиком стоит выбор платформы для автоматизации. В этом случае именно анализ бизнес-процессов и ожиданий их владельцев от функциональности системы даёт возможность сделать объективный и обоснованный выбор, который принесет ожидаемый результат для операционных и стратегических целей заказчика. Такой подход позволяет не просто выбрать технологическое решение, но и учесть реальные потребности бизнеса, и уже на начальном этапе выявить узкие места и потенциальные риски для успешной реализации проекта. Глубинная работа с рисками до начала разработки позволяет избежать финансовых и временных потерь, а также повысить качество конечного продукта и выбрать систему и те её модули, которые будут максимально соответствовать поставленным перед автоматизацией задачам.

Еще одно преимущество привлечения бизнес-аналитиков на проект — это вовлечение владельцев бизнес-процессов в проектирование изменений. В ходе встреч бизнес-аналитики управляют ожиданиями представителей бизнеса от автоматизации, считывают текущие «боли» и могут обсудить возражения и опасения, касающиеся предстоящих изменений. Соответствие системы потребностям бизнеса и операционным целям компании, а также отработка возражений путем поиска оптимального решения для каждого заинтересованного лица снижает риск неприятия изменений после запуска системы в промышленную эксплуатацию и повышает эффективность от автоматизации и оптимизации бизнес-процессов.

• Как правило работа бизнес-аналитика начинается с изучения существующей документации заказчика. Это могут быть внутренние регламенты, организационная структура, формализованные схемы и описания бизнес-процессов разной давности и любые другие документы, которые, по мнению заказчика, будут полезны для понимания контекста проекта. 
• После изучения документации бизнес-аналитик формирует план встреч с повестками и вопросами для обсуждения с представителями бизнеса заказчика. Как правило, встречи проводятся онлайн, на них могут обсуждаться вопросы по изученной документации, процессы в организации заказчика и требования к будущей системе. Если на момент реализации проекта у заказчика нет формализованных бизнес-процессов, встречи могут занимать гораздо больше времени. Оно потребуется для сбора информации о текущем состоянии бизнес-процессов для дальнейших работ.
• По каждой встрече составляется подробный протокол, который фиксирует основные тезисы и решения, чтобы обеспечить прозрачность коммуникации между участниками проекта и однозначность трактовок. Протоколы направляются на утверждение основными задействованными спикерами со стороны заказчика, чтобы убедиться в правильности и согласованности понимания обсуждаемых вопросов.
• Если у заказчика нет формализованных бизнес-процессов в текущем состоянии, то по результатам встреч бизнес-аналитик формирует их описания и схемы. Чаще всего моделирование осуществляется в нотации BPMN 2.0, однако при выборе нотации учитываются пожелания заказчика и специфика проекта, поэтому в некоторых случаях используются другие нотации моделирования. Когда текущая схема исполнения процессов ясна, появляется возможность оценить их структуру, отследить логику и выявить зоны роста и возможности для автоматизации. 
• Бизнес-аналитик формирует описания и схемы целевого состояния бизнес-процессов с учетом возможностей для оптимизации, которые были выявлены на предыдущем шаге. Внесенные в процессы изменения согласовываются с ключевыми представителями бизнеса заказчика, после чего необходимо обеспечить измеримость результата.
• Для того чтобы после внедрения изменений у заказчика была возможность объективно оценить эффект, необходимо составить перечень метрик, отслеживаемых до и через определённое время после внедрения. 
• После работы с процессами бизнес-аналитик составляет функциональные требования к системе, с помощью которой планируется автоматизация. Функциональные требования могут быть написаны в формате User Story, Use Case или в другом необходимом заказчику формате.
• Совместно с системными аналитиками происходит формирование нефункциональных требований и технического задания. На этом этапе готовые артефакты и все знания о бизнесе заказчика, полученные бизнес-аналитиком, передаются системным аналитикам и разработчикам. Дальше бизнес-аналитик на проекте выступает в роли консультанта и подключается к тем этапам, на которых необходимо оценить соответствие ожиданий и требований заказчика к выполненной работе. Например, на этапе создания прототипов интерфейса или на этапе тестирования. 

Методологии и инструменты работы бизнес-аналитика подбираются индивидуально под каждый проект в зависимости от его целей, ожидаемого результата и регламентов по составлению документации в компании заказчика. Рассмотрим несколько групп инструментов, которыми наши бизнес-аналитики пользуются чаще всего.

• Анализ документации
• Интервью
• Анкетирование
• Мозговой штурм
• Прототипирование

• Camunda
• Draw.io
• Microsoft Visio

• BPMN 2.0
• EPC
• IDEF0

• Miro
• Figma

К основным навыкам и компетенциям бизнес-аналитика относятся следующие:

1. Развитые коммуникативные навыки можно назвать ключевыми для успешной работы бизнес-аналитика, ведь он должен уметь находить подход к разным заказчикам и выражать свои мысли лаконично и понятно, учитывая особенности слушателя. Важно также слушать и слышать заказчика, корректно фиксировать все его ожидания в формализованных документах и доносить полученную информацию о проекте техническим специалистам. 
2. Умение работать с документацией. Именно на ее основании аналитик формирует повестку и вопросы для встреч, которые впоследствии задают вектор всему обсуждению. Помимо этого бизнес-аналитик должен уметь реструктурировать полученную из документации информацию для создания новых артефактов и представления данных в новых форматах. 
3. Бизнес-аналитик должен уметь вовлекаться в каждый проект и, получая информацию из различных источников, формировать единую картину устройства бизнес-процессов в компании заказчика. Так аналитик сможет предложить релевантные метрики и подсветить наиболее актуальные точки роста и возможности для автоматизации. 
4. Знание и практическое применение методологий формализации бизнес-процессов и требований. Наиболее распространенной методологией формализации процессов является BPMN 2.0: она предоставляет единый и понятный язык для описания бизнес-процессов, позволяя эффективно визуализировать и анализировать их. Схемы в нотации BPMN при грамотном составлении могут быть понятны как разработчикам, так и обычным пользователям системы, что делает их универсальным инструментом. Для составления функциональных требований довольно часто используется формат User Story. Он позволяет формально, и в то же время просто описать функции системы с точки зрения конечного пользователя, концентрируясь на ценности, которую функция ему приносит.
5. Если говорить о личностных качествах, для бизнес-аналитика важно сочетание внимательности к деталям и дотошности с гибкостью и адаптивностью, ведь каждый проект требует индивидуального подхода. Бизнес-аналитик должен обладать критическим мышлением, чтобы анализировать информацию без предвзятости, выявлять скрытые проблемы и потенциальные риски на ранних стадиях проекта, оценивать различные варианты решения бизнес-задач и возможные последствия. Помимо этого немаловажным качеством для любого хорошего специалиста является самообучаемость и желание узнавать новое. 

Таким образом этап бизнес-анализа и участие бизнес-аналитика в проекте позволяет не просто формализовать нужную документацию, но и тщательно проработать и согласовать требования всех заинтересованных сторон, определить возможности для оптимизации и автоматизации, а также управлять рисками. В результате всё это способствует созданию решения, максимально соответствующего целям бизнеса.