Что такое BPM-системы: функции, возможности и роль в развитии бизнеса

Многие воспринимают BPM как просто систему для визуализации процессов или автоматизации задач. Но это гораздо больше.

Современная BPM-платформа — это не просто инструмент для построения схем или маршрутов согласования документов. Это полноценная среда управления, объединяющая сотрудников всех уровней, процессы и аналитику в едином цифровом пространстве.

Преимущества внедрения BPM-системы:

• Сокращение времени на рутинные операции (согласования, уведомления, контроль);
• Повышение прозрачности: все действия фиксируются, документы не теряются;
• Минимизация ошибок и снижение влияния человеческого фактора за счёт шаблонов и чётких маршрутов;
• Быстрая адаптация к изменениям — без остановки работы и без программистов;
• Организация взаимодействия между отделами и анализ эффективности выполнения задач

Таким образом, BPM является центром управляемости компании, где выстраиваются ключевые процессы: продажи, закупки, обслуживание и поддержка клиентов, проектное управление, документооборот, HR и другие функции.

Опыт внедрений КОРУС Консалтинг показывает: почти каждая компания в какой-то момент сталкивается с одинаковыми проблемами в процессе работы.

Если вам знакомо следующее, — пора рассматривать BPM:

1. Руководители тратят время на ручной контроль и разбор задач.
2. Процессы зависят от конкретных людей и теряется логика работы.
3. Согласования и документы теряются в почте.
4. В разных подразделениях — разные правила и форматы отчетности.
5. Управленческие решения принимаются на основе ощущений, а не данных.
6. Клиенты ждут ответа неделями, хотя проблема — в организации внутренних процессов.

BPM-система помогает навести порядок, сделать процессы прозрачными и контролируемыми, обеспечивая управляемость на всех уровнях компании.

Чтобы понимать, что именно даёт платформа, стоит рассмотреть ключевые функциональные блоки: набор инструментов и сервисов, которые обеспечивают полный цикл управления бизнес-процессами.

• Моделирование процессов. Визуальный конструктор позволяет описать логику работы компании в виде схем, понятных и бизнесу, и IT.
• Автоматизация задач. После моделирования процесс запускается в работу: система создаёт задачи, назначает исполнителей, отслеживает выполнение и фиксирует результаты.
• Хранилище данных. Все документы, заявки и комментарии хранятся централизованно, что исключает потери информации.
• Интеграции с другими сервисами. BPM соединяет в единый контур CRM, ERP, 1С, BI, мессенджеры и любые другие корпоративные сервисы.
• Аналитика и отчётность. Платформа формирует дашборды и метрики, позволяя отслеживать эффективность процессов и выявлять узкие места.
• Управление ролями и доступами. Сотрудники видят только то, что относится к их зоне ответственности, а руководители — агрегированную статистику.

Большинство современных платформ работают по принципу low-code: большую часть логики можно настроить без программирования, через визуальный интерфейс. Это ускоряет внедрение и снижает нагрузку на IT.

• CRM управляет продажами и взаимоотношениями с клиентами.
• ERP управляет ресурсами — финансами, закупками, складом.
• BPM управляет самим процессом: как, кто и когда выполняет работу.

На практике BPM объединяет все эти системы, создавая единую управленческую логику. Например, заказ, созданный в CRM, автоматически проходит согласование в BPM, после чего данные передаются в ERP для выставления счета. Это снижает ручной труд и устраняет ошибки, возникающие при передаче данных между системами.

BPM-система соответствует потребностям всех компаний, которые стремятся систематизировать свою работу, оптимизировать рутинные задачи и минимизировать риски, связанные с человеческим фактором.

По масштабу компании:

• Средний бизнес - для стандартизации процессов и масштабирования без хаоса.
• Крупные холдинги — для управления филиалами, проектами и согласования работы подразделений.

По отрасли:

• Производственные и инжиниринговые компании — для автоматизации заявок, согласования документации, контроля этапов проектов.
• Девелоперы и строители — для соблюдения сроков, контроля обязательств подрядчиков и исполнения задач.
• Ритейл и дистрибуция — для оптимизации закупок, логистики и договорных процессов.
• Сервисные компании — для ускорения реакции на запросы клиентов и повышение качества обслуживания.
• Финансовый сектор и лизинг — автоматизация заявок, проверки клиентов, контроль исполнения и риск-менеджмент.

BPM помогает навести порядок и выстроить единый, управляемый контур работы, если в компании слишком много ручных операций, согласований и несвязанных процессов.

Внедрение BPM открывает новые возможности для управления бизнесом и повышения эффективности:

• Прозрачность процессов. Руководство видит каждый этап и результат работ.
• Гибкость. Изменения в процессы вносятся без привлечения разработчиков.
• Единое информационное пространство. Документы, задачи, коммуникации и аналитика объединены в одной системе.
• Сокращение затрат. Устранение дублирующих операций и ускорение бизнес-процессов снижают издержки.
• Рост продуктивности. Сотрудники тратят меньше времени на рутину.
• Поддержка изменений. Новые правила, продукты и процессы внедряются с BPM быстро и без хаоса.

Стоимость BPM-системы зависит от ряда факторов:

• количества пользователей и ролей;
• числа автоматизируемых процессов;
• сложности интеграций;
• типа развертывания (облако или on-premises).
  
  

На рынке представлены гибкие модели лицензирования — от ежемесячной подписки до корпоративных лицензий.
Многие компании начинают с пилотного проекта: тестируют систему на одном процессе, оценивают эффект и затем масштабируют внедрение. Такой подход снижает риски и делает проект прогнозируемым по срокам и бюджету.

При выборе важно учитывать не только функциональность, но и удобство внедрения, интеграцию с текущей IT-инфраструктурой и готовность команды к изменениям.

Ключевые критерии выбора:

• Простота моделирования. Процессы должны настраиваться без программирования.
• Интеграционные возможности. BPM-система должна работать с уже используемыми сервисами: CRM, ERP, ECM, документооборотом.
• Аналитика и визуализация. Дашборды и отчёты — важный элемент управленческих решений.
• Безопасность данных. Соответствие локальным требованиям и контроль доступа.
• Мобильность. Возможность удаленной работы, включая мобильные устройства.
• Опыт партнёра по внедрению. Любая система требует грамотной адаптации под ваши бизнес-процессы, чтобы приносить реальную пользу.

После ухода зарубежных вендоров рынок BPM активно развивается. Сегодня в России компании выбирают проверенные отечественные решения, полностью адаптированные под локальные стандарты, регуляторные требования и инфраструктуру.

Наиболее популярные платформы по управлению бизнес-процессами: BPMSoft, ELMA365, Bpium, SimpleOne. А также системы управления задачами и проектами (например, Kaiten, Directum RX.), которые часто используются как часть BPM-экосистемы.

Более детально рассмотрим платформы, которые широко применяются для цифровизации бизнес-процессов в среднем и крупном бизнесе - BPMSoft и ELMA365.

BPMSoft — современная BPM-система для моделирования, автоматизации и анализа процессов любого уровня сложности. Платформа ориентирована на средний и крупный бизнес с распределенной структурой, где критически важно управлять множеством взаимосвязанных бизнес-процессов в реальном времени.

Основные возможности и преимущества:

• Создание сквозных процессов объединяющих работу нескольких подразделений.
• Визуальное моделирование через интуитивно понятный drag-and-drop интерфейс.
• Управление задачами и ресурсами: назначение исполнителей, контроль сроков и нагрузки.
• Настройка ролей, маршрутов и бизнес-правил без программирования.
• Централизованное хранение данных в едином пространстве.
• Настройка интеграций с любыми внешними корпоративными сервисами.
• Гибкие отчёты и дашборды для анализа эффективности.
• Поддержка масштабирования — от пилотного проекта до внедрения в холдинге.

Примеры использования:

• Производственные компании автоматизируют управление заказами, складские операции и контроль качества.
• Инжиниринговые и строительные компанииуправляют проектами и взаимодействием с подрядчиками.
• Сервисные компании оптимизируют работу с клиентами, сокращают время реакции и повышают качество обслуживания.
• Финансовые компании автоматизируют процессы кредитования, верификации клиентов, внутренних согласований и отчётности, обеспечивая соблюдение регуляторных требований.
• Корпоративные холдинги объединяют работу филиалов и департаментов в единую управляемую структуру.

Платформа позволяет бизнесу расти, не теряя контроль над процессами и соответствием нормативным требованиям. Это не только инструмент автоматизации, а основа для построения управляемой, прозрачной и адаптивной бизнес-архитектуры.

ELMA365 — отечественная low-code платформа, комплексно решающая задачи бизнеса: от автоматизации внутренних и внешних процессов до организации электронного документооборота, CRM и клиентского сервиса.

Ключевые возможности:

• Визуальное моделирование процессов в нотации BPMN 2.0.
• Конструктор интерфейсов и форм для сотрудников.
• Интеграция с внешними сервисами через штатный API и с помощью готовых коннекторов.
• Управление доступами, ролями и маршрутами задач.
• Мощные инструменты аналитики и мониторинга.

Примеры внедрения:

• Финансовые и торговые компании автоматизируют обработку заявок, управление договорами и платежами.
• Строительные компании автоматизируют проектный и юридический документооборот для обеспечения прозрачности и скорости согласования документов
• Производственные предприятия используют платформу для контроля заявок на производство, реализацию разработки новых продуктов, для управления жизненным циклом продукта, а также проведения закупок материалов.
• IT и сервисные компании создают внутренние приложения для управления задачами сотрудников, отпусками и заявками на оборудование.

Преимущества:

• Возможность проверки гипотез и пилотных проектов с последующим масштабированием.
• Быстрое внедрение новых процессов без сложной разработки.
• Удобство для пользователей: интуитивный интерфейс, минимальное обучение.
• Масштабирование и интеграции:
• Начав с одного процесса (например, документооборота), платформу ELMA365 можно расширить на все ключевые направления: продажи, проекты, сервисные процессы, внутренний Service Desk.
• Возможность использования открытого API ELMA365 минимизирует трудозатраты на синхронизацию данных в существующей IT-инфраструктуре.

ELMA365 удобна для постепенного внедрения: можно начать с автоматизации одного направления (например, документооборота или заявок), а затем масштабировать систему на продажи, проекты, сервисные процессы и внутренние операции.

Успешное внедрение BPM — это не просто установка платформы, а трансформация управленческого подхода.

1. Анализ текущих процессов — выявление узких мест и зон для автоматизации.
2. Моделирование будущих процессов — проектирование в системе.
3. Настройка и интеграция — подключение к другим корпоративным сервисам.
4. Пилотный запуск — проверка на выбранном участке бизнеса.
5. Обучение сотрудников — адаптация под реальные сценарии работы.
6. Масштабирование и развитие - добавление новых процессов, ролей и аналитики.

Опыт КОРУС Консалтинг показывает, что после внедрения BPM компании отмечают измеримый эффект для бизнеса:

• сокращение времени согласований и исполнения задач на 30–60%;
• снижение операционных издержек за счет автоматизации;
• повышение прозрачности и управляемости процессов;
• рост удовлетворенности клиентов и сотрудников;
• возможность масштабировать бизнес без потери контроля.

Система позволяет не только управлять процессами, но и возможность отслеживать потерю ресурсов и какие бизнес-процессы нужно улучшать в первую очередь.

BPM-система — это не просто программное обеспечение, а инструмент управления, основанный на прозрачности данных и постоянном улучшении.

Российские решения BPMSoft и ELMA365 показывают, что автоматизация бизнес-процессов может быть гибкой, безопасной и полностью независимой от зарубежных технологий.
С их помощью бизнес получает инструмент, который действительно работает — управляет, анализирует и развивается вместе с компанией.