12 критичных ошибок при внедрении BPM-систем — и как их избежать

BPM-системы часто воспринимается компаниями как быстрый способ навести порядок в бизнес-процессах, повысить управляемость и снизить зависимость от ручных операций. Особенно актуально это для задач автоматизации менеджмента качества, где важны прозрачность процессов, контроль исполнения, соблюдение регламентов и единые правила работы для всех подразделений.

На практике внедрение BPM далеко не всегда дает ожидаемый эффект. Система может быть формально запущена, процессы — автоматизированы, но бизнес по-прежнему сталкивается с теми же проблемами: сроки не сокращаются, качество не растёт, сотрудники сопротивляются изменениям, а управленцы не видят измеримых результатов. Причина в большинстве случаев одна — ошибки, допущенные на старте и в ходе проекта.

Важно понимать: сама по себе BPM-платформа не исправляет неотлаженные процессы и не меняет культуру работы в компании. Она лишь усиливает то, что уже есть. Если процессы хаотичны — система зафиксирует хаос. Если цели не определены — измерить результат будет нечем. Именно поэтому успех внедрения BPM начинается задолго до первой строки настройки в системе.

КОРУС Консалтинг реализует проекты по внедрению BPM-систем и автоматизации бизнес-процессов на low-code платформе ELMA365 в компаниях из разных отраслей. На основе этого опыта мы выделили 12 ключевых ошибок внедрения BPM, с которыми чаще всего сталкивается бизнес, и показали, как их избежать.

Проект внедрения BPM часто начинается с формулировок уровня «нужно автоматизировать процессы» или «нам нужна современная BPM-платформа». При этом конкретные бизнес-цели, ожидаемые изменения и критерии успешности проекта либо не фиксируются вовсе, либо остаются на уровне общих ожиданий.

В результате система формально внедрена, но бизнес не может ответить на ключевые управленческие вопросы:

• что именно изменилось после внедрения
• какие процессы стали быстрее, дешевле или прозрачнее
• окупился ли проект и какой эффект он дал компании

Без четких целей BPM-проект превращается в ИТ-инициативу «ради системы», а не инструмент управления бизнеса.

Экспертный подход

На старте проекта необходимо определить цели и метрики приживаемости: какие процессы должны измениться, за счет каких механизмов и в какие сроки эффект должен быть виден в цифрах.
Эти показатели становятся основой требований к системе, логике и плану развития BPM-проекта. Такой подход позволяет изначально связать внедрение BPM с управленческими и финансовыми результатами компании.

Одна из самых распространенных ошибок, это перенос в систему процессов «как есть». Если бизнес-процессы изначально не оптимизированы, плохо описаны или исторически перегружены ручными операциями, автоматизация лишь закрепляет существующие проблемы, переводя их в цифровой формат.

На практике это часто приводит к:

• цифровизации ручных и избыточных операций
• сложным и непрозрачным маршрутам согласований
• росту сопротивления сотрудников, которые не понимают новую логику

BPM-система в таком случае воспринимается как усложнение работы, а не как инструмент повышения эффективности.

Как правильно

Перед внедрением BPM требуется предпроектное обследование: анализ текущих бизнес-процессов, выявление узких мест, дублирующих операций и зон риска.
На основе этого формируется целевая модель, ориентированная на цели бизнеса. Только после такой подготовки начинается этап настройки BPM-платформы и автоматизации процессов.

Желание автоматизировать все процессы компании в рамках одного проекта часто приводит к затягиванию сроков и перерасходу бюджета. Подход «большого взрыва», когда BPM-система должна закрыть максимум задач одновременно, создает дополнительные управленческие и организационные риски.

На практике мы видим три типовых последствия такого подхода:

1. Устаревание процессов — за время длительной автоматизации бизнес-логика успевает измениться.
2. Потеря continuity — возможна смена бизнес-заказчика, приоритетов или проектной команды.
3. Негатив пользователей — сотрудники устают ждать результата и заранее относятся к системе скептически.

В результате внедрение BPM воспринимается как «бесконечный проект», не приносящий ощутимой пользы.

Рабочая стратегия

Поэтапная реализация через MVP (minimum viable product). Сначала автоматизируются ключевые бизнес-процессы, влияющие на управляемость и результат, затем система развивается на основе реальной обратной связи и приоритетов бизнеса.

Такой подход позволяет:

• быстрее вовлечь сотрудников в работу с системой
• сформировать приоритизированный бэклог на основе реальных потребностей
• получить измеримый эффект от автоматизации в более короткие сроки
• гибко корректировать схему работ по мере развития компании

Выбор BPM-платформы — один из ключевых этапов проекта внедрения. Ошибка на этом шаге способна перечеркнуть даже качественно проработанную методологию. Многие компании ориентируются на популярность решения или рекомендации рынка, не проводя глубокого анализа применимости платформы к своим бизнес-процессам и масштабу задач.

В нашей практике чаще всего встречаются следующие ошибки:

1. Гонка за трендами — выбор платформы потому, что она «на слуху» или используется конкурентами, без анализа функциональности
2. Игнорирование отраслевой специфики — попытка адаптировать low-code решение к сложным процессам с уникальными требованиями
3. Переоценка возможностей ИТ-команды — выбор избыточно сложной системы без необходимых компетенций
4. Несоответствие масштабу задач — использование enterprise-решений для локальных процессов или наоборот

В результате компания получает избыточно сложное решение с высокой стоимостью владения, которое сложно развивать и масштабировать по мере роста бизнеса.

Экспертный подход

Платформа должна подбираться на основе анализа бизнеса, ИТ-ландшафта и планов развития компании. Важно учитывать не только этап внедрения BPM-системы, но и дальнейшее сопровождение, доработки и обучение пользователей.
Как мультивендорный интегратор, мы оцениваем полную стоимость владения системой и помогаем рассчитать окупаемость проекта с учетом лицензий, развития решения и поддержки вендора.

Одна из скрытых, но критичных ошибок внедрения BPM — попытка использовать платформу не в той роли, для которой она предназначена. BPM-платформы эффективно решают задачи управления бизнес-процессами, автоматизации согласований, контроля исполнения и менеджмента качества. Однако на практике компании нередко пытаются перенести в BPM всю учетную логику и заменить ею специализированные учетные системы вроде 1С или ERP.

Такой подход приводит к усложнению архитектуры, росту объема кастомизации и увеличению стоимости владения системой. BPM-система обрастает несвойственными функциями, становится тяжёлой в сопровождении и теряет свою гибкость и управляемость, как ключевое преимущество.

Правильный подход: BPM как ядро процессного управления

• автоматизирует бизнес-процессы любой сложности — включая нетиповые и специфичные для отрасли
• оркестрирует взаимодействие между подразделениями и системами
• обеспечивает прозрачность, контроль и управляемость BPM-платформа не должна подменять специализированные решения, ее задача дополнять их и обеспечивать сквозное управление процессами в компании.

Даже идеально спроектированная и технически корректно внедренная BPM-система не будет работать, если сотрудники не принимают изменения. Одна из типовых ошибок компаний — рассматривать внедрение BPM исключительно как ИТ-проект, не уделяя внимания управлению изменениями и человеческому фактору.

На практике сопротивление проявляется по-разному: от формального выполнения действий и пассивного саботажа до прямого отказа работать в системе. Особенно ярко это заметно в проектах по автоматизации менеджмента качества, где новые процессы затрагивают большое количество ролей, подразделений и уровней ответственности.

Без осознанной работы с изменениями BPM-система начинает восприниматься как навязанная сверху бюрократия, а не как инструмент, упрощающий работу.

Рекомендации

• заранее и последовательно объяснять сотрудникам цели внедрения BPM и ожидаемые изменения
• показывать, как автоматизация процессов упрощает повседневную работу и снижает ручную нагрузку
• вовлекать ключевых пользователей и будущих владельцев в проект уже на этапе анализа и проектирования

Во многих проектах обучение пользователей сводится к короткой демонстрации интерфейса BPM-платформы: «куда нажимать» и «как создать задачу». В результате сотрудники знают базовые кнопки, но не понимают логику бизнес-процессов и своей роли в них.

Это приводит к накоплению ошибок, снижению качества данных и росту нагрузки на поддержку. BPM-система перестаёт восприниматься как инструмент управления и начинает ассоциироваться с дополнительной отчетностью и формальными требованиями.

Эффективное обучение должно включать:

• объяснение логики бизнес-процессов и их целей
• разбор типовых и нестандартных сценариев работы
• обучение работе с показателями, статусами и метриками

Такой подход формирует у сотрудников понимание ценности BPM и повышает качество работы с системой в повседневной деятельности.

Пилотный запуск BPM-системы часто воспринимается как финальная точка проекта. Это принципиальная ошибка. На самом деле пилот — это инструмент проверки гипотез, проектных решений и реальной работоспособности платформы.

Если пилот запускается без четких критериев оценки и системного сбора обратной связи, компания теряет возможность:

• выявить слабые места
• скорректировать маршруты, роли и правила
• адаптировать BPM-платформу под реальную работу сотрудников

В результате проблемы переносятся в промышленную эксплуатацию и масштабируются вместе с системой.

Подход КОРУС Консалтинг

• регулярные сессии обратной связи с пользователями
• формирование бэклога развития и приоритизации задач
• корректировка маршрутов и ролей до масштабирования
• анализ метрик, SLA и KPI на этапе пилота

BPM-платформа не может заменить управленческую ответственность. Если у бизнес-процессов нет назначенных владельцев, система быстро превращается в формальный инструмент учета задач и статусов.

На практике это приводит к:

• размытию ответственности между подразделениями
• конфликтам при изменении процессов
• отсутствию инициатив по развитию и оптимизации

Без владельцев процессов автоматизация теряет управленческий смысл и не поддерживает задачи менеджмента качества и контроля исполнения.

Многие компании считают проект внедрения BPM завершенным после запуска платформы в промышленную эксплуатацию. Это стратегическая ошибка. Бизнес меняется, процессы усложняются, появляются новые регуляторные и операционные требования.

Без стратегии сопровождения и развития BPM-система постепенно перестает отражать реальную работу компании. В результате:

• растет количество ручных обходных решений
• снижается доверие пользователей к системе
• автоматизация теряет практическую ценность

Рекомендации

Разработка плана развития BPM-системы, передача компетенций внутренней команде и выстраивание процесса постоянной адаптации системы под меняющиеся задачи бизнеса и реализация новых процессов.

BPM — это не разовый проект, а платформа для непрерывного развития и автоматизации процессов. Ошибка, это зафиксировать все «раз и навсегда» и воспринимать систему как статичное решение.

Последствия такого подхода проявляются постепенно:

• теряется гибкость управления процессами
• увеличивается объем ручной работы
• компания не успевает адаптироваться к изменениям рынка и внутренним трансформациям

Экспертное решение

Регулярный анализ, поиск узких мест и оптимизация workflow. Компании, использующие BPM для постоянного улучшения, сохраняют ключевое преимущество автоматизации, управляемые и контролируемые изменения без потери устойчивости бизнеса.

Использование BPM-системы как изолированного инструмента без учёта взаимодействия с ERP, CRM, BI и другими ИТ-системами. Интеграционные сценарии должны быть заложены ещё на этапе проектирования.

Игнорирование интеграции приводит к дублированию данных, ручным операциям, разрывам в аналитике и снижению прозрачности управления на этапе промышленной эксплуатации.

Рекомендации

• на этапе проектирования учитывать все точки интеграции
• продумывать маршрутизацию данных, роли и права доступа
• тестировать обмен данными в пилотной среде
• использовать ELMA365 для построения сквозной модели процессов с прозрачным взаимодействием систем

Некорректное внедрение BPM редко заканчивается мгновенным провалом. Чаще негативные последствия накапливаются постепенно. Система формально работает, но не приносит бизнесу ощутимого эффекта — метрики, заданные на старте проекта, не выполняются.

Типовые последствия:

• рост затрат на сопровождение без повышения эффективности
• снижение прозрачности управления бизнес-процессами
• потеря доверия сотрудников к автоматизации
• формальное использование BPM-системы «для отчётности»

В долгосрочной перспективе компания теряет время, ресурсы и возможность выстроить системное управление бизнесом.

Даже если внедрение BPM-системы прошло неудачно, ситуацию можно исправить. Практика показывает, что эффективный путь — не «переделывать все с нуля», а начать с диагностики.

В большинстве случаев проблема не в платформе, а в том, как выстроены процессы вокруг неё. Это значит, что техническую часть можно сохранить и адаптировать — важно разобраться, какие решения были приняты неверно и с какого места начать исправление.

Как правило, рабочий сценарий включает:

• аудит бизнес-процессов и текущей конфигурации системы
• пересборку целей и метрик эффективности
• выделение ключевых этапов, влияющих на бизнес-результат
• поэтапную оптимизацию и донастройку BPM-системы

Такой подход позволяет вернуть системе ценность и превратить ее в рабочий инструмент, а не инструмент для формального контроля.

Большинство ошибок можно избежать, если:

• Строить проект от целей, а не от технологии
• Оптимизировать процессы до автоматизации
• Выделить MVP и реализовывать проект поэтапно, с приоритетом на критичные процессы
• Вовлекать ключевых представителей бизнеса на всех этапах проекта — чтобы они стали проводниками изменений внутри компании, а не сторонними наблюдателями
• Заранее готовить стратегию сопровождения и развития

Эффективные BPM-проекты ориентированы не на сам факт реализации системы, а на достижение измеримых бизнес-результатов: прозрачность работы, контроль исполнения, сокращение сроков, повышение качества операций, снижение ручного труда и минимизацию ошибок, связанных с человеческим фактором.
Именно поэтому успешные проекты начинаются не с выбора платформы, а с правильных вопросов: какую проблему бизнеса мы решаем, как измерим успех и что изменится в работе сотрудников. Ответы на них и становятся основой эффективного BPM-проекта.

Команда КОРУС Консалтинг, как мультивендорный интегратор, реализует проекты на low-code платформе ELMA365, а также обеспечивает интеграцию с ERP, BI и другими корпоративными системами. Это позволяет создавать сквозные, управляемые и масштабируемые решения для цифровой трансформации бизнеса.

Если вы планируете внедрение BPM-платформы или хотите повысить эффективность уже запущенного решения, мы готовы поделиться практическим опытом, определить ключевые показатели успеха (KPI) и предложить оптимальный маршрут реализации проекта, адаптированный под специфику вашей компании.